会议活动筹划宏观上的几项内容
一、沟通理解会议目的
会议活动筹划之前的沟通是必不可少的工作，理解指导举行会议的目的，肯定整个会议筹划的大方向，计划要表现出主办方的企图，否则完整是无用功。
二、草拟初步计划
沟通之后应该将初步的会议活动筹划计划拟写出来，交给指导来审核。由于在沟经过程中，有可能呈现了解偏向的状况，把计划写到纸上，可以及时纠正，防止走偏。同时，假如指导需求修正，或者有新的想法，也能够及时加上去。
三、细化会议活动筹划计划
初步计划确认后，就要来细化每一个环节了，发布会，这一步骤是的一步。
1、会前准备：会议通知、落实与会人员名单、布置会场、会场平面图、会议签到、会议资料发放等等。
2、会中：物料配合、人员配合
会议每一个环节需求什么物质资料配合?工作人员在每一环节应做什么?都需求筹划到位。
3、会后：会议纪要、总结、宣传报道
会议完毕后需不需求停止宣传报道?假如需求就要准备照片和宣传稿。
四、合理分配工作
执行中很有可能出乱子，分工协作，各司其职。
如何选择年会活动场地
1、根据出席年会人数选择场地
对于企业来说，关于年会如果有预算的情况，那么行政人员就一定要从实际出发，首先可以从出席年会人数选择场地，新品发布会方案，这样也能够降低预算。
2、从年会场地距离选择
一般来说，企业员工在公司上班，都是在公司附近，如果年会场地选择离公司较远的地方，也会造成一定的交通成本，这样也会影响整个年会的体验。
3、行政人员实地考察年会场地
年会场地的选择，科技发布会，不仅需要靠电话预定，还要实地考察，看看整个会场是否能够满足企业所需，是否能够更好地帮助企业做宣传。
4、从酒店服务态度考察
一般来说，企业年会的举办都会有很长一段时间，因此，策划产品发布会，关于酒店的服务态度也必须在考察范围，如果因为服务而影响了大家的心情，这样就是行政人员工作的失误。
5、直接到酒店前台咨询场地
一般来说我们都会选择电话咨询，但是由于看不到场地自然也不知道哪些能够满足需求，如果直接到酒店前台，也能够很快找到好的场地。
活动场地布置方案中测量场地尺寸的注意事项
1、场所的形状：大多数场所是矩形的，有时分会碰到异性场所，在丈量时必定要留意。
2、场所的高度：高度不只仅是从地上到天花板的高度，还要丈量地上到灯具底端的间隔，由于在树立进程中展具的高度是不能超越灯具底端的，不然会遭到影响，或彻底搭不起来。
3、会场周围：会场四周必定要多查询，会场有几个门，那些是进口，那些是出口，有门的当地是不能被堵上的，要留出通道。还有便是墙壁上是否有监控设备或许消防设备，这些也是不能被遮挡的。
4、配电设备：会场安置免不了要接电，灯火音响、LED、高流明投影机等耗电量大的设备都需求接动力电，所以有必要标明电箱的方位，给设备装置供给走线和线材长短的依据。
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