档案信息管理的益处
在档案实行信息化管理之下，用户在借阅实体档案的过程中将会变得更加方便与简洁。通过档案信息化管理系统可以查找到档案目录并索取到档案的物理位置去完成借阅，在完成借阅的过程中，档案实体的档案号、题名、借阅人、借阅次数等多种信息将被自动记录到档案信息管理系统中以日志形式保存，为后期的档案统计工作带来了很大的方便。
档案信息管理的特点
1、架体快速启动、高速运行、轻柔合拢，同时支持手动控制和电动控制自由切换
2、安全等级高：具有压力保护、红外保护、超时保护、超距保护等
3、智能控制：可通过语音控制架体的打开、关闭、锁定、休眠等操作
4、保密性高：可通过密码、九宫格、***验证、人脸验证登录，大学数字档案馆管理，只有身份验证通过的人方可操作密集架
5、良好的人机交换：具有良好的人机交互界面，简洁大方
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。
档案信息管理数据库建设步骤
(一)档案信息的收集
档案信息的主要来源是传统档案的数字化和电子文件。除此之外，档案机构和管理部门也是数值数据和事实数据的重要来源。在建立相应的数据库时，必须确定档案信息的收集范围和来源，按要求进行地收集。
档案信息主要来源于两个方面：一是对各种以传统载体形式存在的档案信息进行数字化处理后形成的数字副本，大学数字档案馆，二是直接通过计算机生成和处理的、并由档案机构进行收信归档的电子文件。
(二)档案信息前期处理
这是一项基础工作，为数据库提供经过加工处理的数据。主要是将档案的内容特征和形式特征著录、标引出来。著录标引必须达到规范化、标准化的要求。这是建立数据库的必要过程，也是保证检索质量的前提条件。
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