当天会议安排不能让参会人员即时的收到会议信息以及会议时间，如果安装会议预约系统显示终端以后，那么就能很快在会议室门口的显示屏幕上看到，还能通过短信、邮箱等方式通知参会人员。
对于预约会议室的管理人员，智慧门牌，通常下通知参会人员需要打电话一个一个通知和确认，但如果我们有了会议室预约管理系统，就能给参会人员通过软件和硬件相结合的系统自动发短信或者邮件，极大地提高了企业内部办公效率，节省前台人力。
系统组成与架构：
服务器安装信发系统、会议室预定系统，系统可与exchange服务器或OA系统联动接口，还可与门禁等第三方系统接口；
系统采用云平台架构，工作人员可通过电脑或手机登录系统，进行查询和预订等操作；
在前台、大厅等位置装设综合显示屏，显示所有会议信息；
在会议室门口，装设会议室预定屏，显示会议室所有预定信息；
通过用户管理、会议室空间管理、部门信息管理、用户预约审批活动，将与会人员、会议室、会议时间进行充分的协调，减少会议室资源使用冲突，降低使用会议室所需的人力成本、提高召开会议的效率，对用户信息、会议室信息、部门信息及会议室预约结果进行关键字构建，便于用户更快捷的查询到所需求的信息，提高会议室预约效率。
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