红地毯从拱门一直延伸至遮阳棚。拱门到遮阳棚处设两位迎宾，作为迎宾大道，边上摆小花盆， 主舞台设在中南国际大厦南门处，舞台搭建，以已在的台阶上方平台(三米左右)作为舞台，后设背景墙遮住现有的玻璃门，上铺红色地毯，舞台左右摆音响、中间摆立式话筒，舞台后部喷绘画面下摆放绿色植物和带颜色的盆景花点缀(包括台下)。
2、音响套：一套2主箱，2返听，1调音台及机柜套。 3、背景架搭建：6米长*3米高框架结构。 4、遮阳棚搭建：离主舞台台阶下三米左右搭建遮阳棚，庆典舞台搭建，面积为10米*15米。左边设一入口。
接待小组成员的具体工作有以下几项:
其一，来宾的迎送。即在举行庆祝仪式的现场迎接或送别来宾。
其二，来宾的引导。即由专人负责为来宾带路，室外舞台搭建，将其送到既定的地点。
其三，来宾的陪同，对于某些年事已高或非常重要的来宾，应安排专人陪同始终，以便关心与照顾。
其四，来宾的接待。即指派专人为来宾送饮料、上点心以及提供其他方面的关照。
凡应邀出席庆典的来宾，绝大多数人对本单位都是关心和友好的。因此，当他们光临时，主人没有任何理由不让他们受到热烈而且合乎礼仪的接待。将心比心，在来宾的接待上若得过且过、马马虎虎，是会伤来宾的自尊心的。
再次，应当精心布置好举行庆祝仪式的现场。举行庆祝仪式的现场，是庆典活动的中心地点。对它的安排、布置是否恰如其分，往往会直接地关系到庆典留给全体出席者的印象的好坏。依据仪式礼仪的有关规范，商务人员在布置举行庆典的现场时，需要通盘思考的主要问题有:
一是地点的选择。在选择具体地点时，应结合庆典的规模、影响力以及本单位的实际情况来决定。本单位的礼堂、会议厅，本单位内部或门前的广场，以及外借的大厅、等等。均可相机予以选择。不过在室外举行庆典时，切勿因地点选择不慎，从而制造噪声、妨碍交通或治安、顾此而失彼。
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