桌椅是基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，商务会议会场布置，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，商务会议会展，并且要制作座位牌，即，让与会人员方便就座。现代科技的发展带来了投影仪、幻灯机、录像机、镭射指示笔或指示棒等视听设备，给人们提供了极大的方便。必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重要条件，六安商务会议，便于各个场所的比较和选择。这一方面，也可以参考SINO-MEETING的会场搜索系统，该系统内的数据将对选择场地的过程，大大提率。
录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。从秘书到公司总裁，酒店商务会议，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，但无论参与者有多少，一定要确认一个有经验的项目负责人，想清楚策划的步骤、时间推进节点、人员的分工。如果思路不清晰，经验不到位，往往从策划的一开始，就会在众多的意见、指导中迷失方向。基本会议内容：1、具体分析各种情况作出的会议策划;2、根据会议的级别，选择会议举办地;3、根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点;4、根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。
城市商务导向型：由大都市的商务会议市场需求拉动，产生聚集效应，形成商务接待与商务会议型会都，多位于经济繁华大都市郊区。旅游市场导向型：依附的旅游目的地或中转过境地，借该地观光旅游之势，依托旅游市场，导入会议需求，形成观光旅游型会议聚集，包括以会议方式存在的奖励旅游和福利旅游等。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。
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