现代化的会议离不开各种辅助器材，在召开会议之前，就应该把各种辅助器材准备妥当。基本会议内容：1、具体分析各种情况作出的会议策划;2、根据会议的级别，选择会议举办地;3、根据会议对周边环境的要求，大型会议策划公司，确定具体举办地点;4、根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，商务会议策划，并提前预约。桌椅是基本的设备，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，会议策划，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，即，让与会人员方便就座。
城市商务导向型：由大都市的商务会议市场需求拉动，产生聚集效应，形成商务接待与商务会议型会都，多位于经济繁华大都市郊区。旅游市场导向型：依附的旅游目的地或中转过境地，借该地观光旅游之势，依托旅游市场，导入会议需求，形成观光旅游型会议聚集，包括以会议方式存在的奖励旅游和福利旅游等。录音机和摄像机能够把会议的过程和内容完整记录下来，有时需要立即把会议的结论或建议打印出来，这时就需要准备一台小型的影印机或打印机。
按照会都影响力范围可分为国际型、***型和区域型；按规模可分为城镇型和度假酒店型；按照规模，可以分为小型、中型、大型。根据清单综合考虑会议类型与场所的搭配：比如研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境；重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜；对于交易会和新产品展示会，需要选择有展示空间的场所，会议策划公司，会场交通必须便利等等。会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与的会议服务商协商。
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