金明泽(图)-高校数字化档案室改造-数字化档案室改造

档案行业对建智慧档案馆（室）有了更高的积极性，使智慧档案馆（室）建设有了实现主体

从档案部门来说，有些档案室十几年前就通过手工录入的方法，对档案进行了“数据化”，把档案中的所有文字转化成了电脑可以检索的数据。只可惜那时尚无数据挖掘技术，因而未对这些数据进行智慧性开发、关联性挖掘和自主式推送。2014年以来，浙江省和其他一些地方的档案馆（室）在数字档案馆（室）的基础上，对档案实体、档案保管条件等方面进行智能化、自动化管理，进行了他们所自定义的智慧档案馆（室）建设。

从档案服务企业来说，科大讯飞2018年以来分别同***档案局、浙江省档案馆等单位签署了包括人工智能应用等“智慧档案”建设在内的战略合作协议，并在相关档案馆进行了纸质档案数据化建设的试验。还有一些档案服务企业，近几年也提出了基于档案实体自动化跟踪和管理、档案装具自动性移动、档案温湿度自动控制、档案安全自动报警等的所谓“智慧服务”。

档案馆（室）的积极性会带动起档案服务企业的积极性和创造性。因为档案馆（室）有建设智慧档案的积极性，则会产生智慧档案的需求；智慧档案的需求，则会引发档案服务企业产生积极性，引导企业的技术和人力向这个方面发展、向这个方向投入。档案馆（室）是需方，他们有需求，但缺技术、缺人力；档案服务企业是供方，他们有技术、有人力，企业单位数字化档案室改造，但缺市场、缺用武之地。现在，需方和供方这双方都产生了并且双方都有积极性，就可以自然结合、互利共赢。他们的结合，可以很快让智慧档案变成现实，让智慧档案馆（室）建设起步、起飞。他们的积极性，让我看到了智慧档案馆（室）建设的可行性和现实性。

智慧档案室档案管理系统产生的背景

1978年，我国进入了改革开放的新时期，与国外的教育交流迅速发展，尤其是2001年中国正式加入WTO之后，标志着中国对外开放进入了一个全新的阶段，***改革开放政策极大地带动了出国留学生的派遣工作。国外学校一般要求留学生办理相应语种的成绩证明、明、证明等相关档案，这些档案均由高校档案馆提供。外语类院校培养了大量的外语人才，他们对出国留学、访学、交流有着很大的潜在需求，大连外国语大学档案馆2016、2017年度办理出国证明均在一万份以上。学校现有10个外语语种，33个本科，因为语种、众多，行政企业单位数字化档案室改造，课程又分为必修课、选修课，选修课包括任选课和必选课，因、年级、出国交换经历、选修课等因素的区别每一位毕业生的都是不一样的，之前在实际工作过程中，数字化档案室改造，档案馆采用人工翻译的方式，每一张成绩证明的录入、翻译都需要花费较长的时间。

传统的实体档案，传统的档案管理及服务方式，老旧的档案管理系统已经 无法满足用户对档案馆智慧服务的需求。为此2018年大连外国语大学档案馆购买了新版的智慧化档案管理系统，其中的翻译子系统实现了成绩证明、明、证明、奖学金证明等所有相关证明的系统自动翻译，实现证明文件的自动生成，节省了工作人员手动操作所耗费的时间和精力，高校数字化档案室改造，极大地提高了档案馆的工作效率，具有更加智能、更加规范、更加准确、更加等优势。

智慧档案室系统功能

3.1档案放置智能密集架系统

智能档案架系统通过***的RFID技术实现对档案架上档案的实时监控，具有分层、分面、分档案架的读取、***功能，便于引导查找档案，也便于馆员顺架、管理等需要。

3.2档案库房温湿度监控系统

3.2.1档案库房温湿度检测控制功能

3.2.2档案库房空调控制功能

通过参数设定，当空调某个运行参数越，及时发出报警；当检测空调运行状态不正常时，及时发出报警。根据温湿度监控库房温度数据值。

3.2.3档案库房恒湿净化消毒控制功能

系统通过现场温湿度传感器检测出数据，通过参数设定，当现场环境超过设定范围时，系统给控制主机控制信号，开启与关闭加湿除湿净化消毒一体机。