“智慧档案馆（室）=档案全文数据+数据挖掘与推送技术+数据采集系统+数据存储系统+数据传输系统”。智慧档案馆（室）必须有3个要素：一是以档案全文数据为中心，包括其他各种档案业务和档案工作数据的大数据；二是以数据挖掘与主动推送技术为中心，包括数据采集、数据感知、数据存储、数据传输等的数据处理及主动推送技术；三是可以将档案实体、档案装具、档案环境、档案业务系统、档案人员、档案利用者连接起来的物联网系统。所以，也可以说“智慧档案馆=档案数据+数据挖掘与推送技术+物联网”。这就是我所理解的智慧档案馆（室），它和现在其他人所提出、所理解、所认为、所定义的智慧档案馆（室）不同之处有3点：一是强调了档案的全文数据化，而别人没提到。二是强调了数据挖掘与主动推送技术，别人也没提到。这两点我认为是智慧档案馆（室）的主要标志和主要内容，案件档案数字化费用，是智慧档案馆（室）的灵和心，没有这两点，智慧档案馆（室）是不充分的、名不符实的。三是别人强调了对档案实体的自动调取、跟踪监控，对档案柜架的自主移动、自动开闭，案件档案数字化价格，对档案保管环境的自动监控、自主调节等，海南案件档案数字化，而我认为在智慧档案馆（室）中，这些并不是必要的，有些甚至还是冗余的。
对于工作人员以及外来人员发放一张RFID门禁卡，作为出入档案室的身份标识，用于身份辨识与查阅权限操作等。
2.准确的***检索
在***的RFID技术基础上，配合***的软件系统算法和硬件部署，可以支持对档案的多种检索，并实现快速准确的***。从而实现有效的档案检索、提高，存取档案的可管理性，提高工作效率。
3.档案的快速盘点
档案管理系统的查询子系统发出盘点指令，RFID手持机扫描档案标签，收集存储信息，并自动返回所收集的信息与中心数据库中的数据进行核对。盘点过程不需要打档案袋即可完成对整盒档案的盘点。
4.一体化联动
系统支持门禁、视频监控、环境监控、LED公告显示等系统的一体化联动，从而使得这些***的系统互相配合工作，实现化的功能应用。
智慧档案馆
智慧档案馆的建设要在档案数字化的基础上完成，这就需要相应的档案数字化软件功能，软件要具备离线备份、联机备份、备份数据***、文件利用登记等功能。
具有阅读服务接收管理功能、文件使用审批功能、目录检索和全文检索功能、局域网、政务网、因特网数据读取功能、文件目录数据、数字文件数据数据打印功能，案件档案数字化公司，
输出器具有闭合数据的控制和利用、过程记录监控、辅助编辑与研究、利用统计和用户使用评价等功能，如用途、效果和时间，
具有身份认证、用户设置、权限分配、日志记录、操作审核等功能。
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