收集工作为档案利用工作提供信息资源，是档案工作的“活水”，是基础的环节。
档案的利用
档案的利用又称为利用服务，是直接体现档案管理目的的具体工作。其基本任务是将档案直接或间接地提供给利用者，地满足社会各方面对档案的利用需求。其意义与价值有两个：一是直接实现档案价值，使档案发挥其应有的作用；二是沟通档案工作与社会各方面的联系，检验评价档案管理工作的总体状况、水平和工作成效。
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档案数据化简单说就是为档案编制目录，也就是我们平常说的打目录，下面【河南缮文档案管理有限公司】来带大家了解一下什么是编目，
归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。 归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置。归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。
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如何做好档案文件的归档整理工作，下面【河南缮文档案管理有限公司】来带大家了解一下。
文件归档工作是按一定周期进行的，可能是一年，也可能是一个季度，因此进行归档工作时，首先要以年或者季度为单位，将所有文件收集齐全，确保后期归档工作顺利进行。
一般来说，没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件无需保存，此类文件可以首先剔除并进行销毁，剩余文件则可根据本关于文件归档管理的具体要求进行筛选。筛选工作完成后，档案管理人员可以先按照文件所属部门名称进行横向分类，再按照上下级的隶属关系进行纵向排列，无法划分级别的文件，可酌情与本部门文件并列归档。
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