对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。
（1）对破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料，要进行裱糊。主要方法有：单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸，必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要晾干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤；
（2）对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字和损伤材料内容；
（3）拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料
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电子文件打印功能应进行***控制，***打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。 档案利用需要借助现代化的管理手段为档案数据化管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。
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中国照片档案馆进行新型档案数据化方式改革，是将传统的按照分类装本、上架的档案数据化方式改为按照照片发布的时间顺序装本、上架的整理方式，简称“类改序”。
这种方式将传统方式中一张照片档案承担的多种功能（检索路径、保存单位等），变为一张照片只是一个保存实体，即只承担一个功能——保存单位（当然，由于其按照时间顺序排列，也可以按照时间顺序检索），其他检索功能均由图片数据库、多角度、深层次的检索手段来解决。
节省。新型管理方式比传统管理方式节省人力财力2~3倍。
经过努力，中国照片档案馆管理已实现实体档案随时定本（册）、电子档案随时***、实体档案与电子档案同时归档，实现了新闻发稿与照片档案管理一体化。工作人员既体会到利用数据管理系统检索照片档案的快速、灵活和方便，同时也体会到简化整理工作带来的工作方式的变革、劳动力的解放的必要和意义。
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