2000年中国照片档案加工数据管理系统立项并进行设计，2001年开始正式运行。
该系统以其强大的随机处理海量图片数据的功能，、多角度、深层次的检索方式，秒级反应的检索速度较好地实现了“深化检索”的目的，为照片档案整理工作的改革提供了基础和前提。进入新世纪，中国照片档案馆根据“简化整理、深化检索”的原则，依托数据管理系统，对照片档案管理工作实行了的改革。
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电子文件在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行保存。
电子文件打印功能应进行***控制，***打印应当使用数字水印技术对电子文件版权进行保护。 档案利用需要借助现代化的管理手段为档案加工管理部门提供方便快捷、科学的管理方法，使档案资源得到充分利用。
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的档案加工工作，由各级档案行政管理部门进行统一、分层次管理。”
区分档案的类别归属
按照本单位档案的归档范围，首先将档案分门别类归入对应的大类；再将一个大类内的档案，遵循成套性要求，按照项目(课题、基建项目、产品型号或种类、设备型号等)相对集中。
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