过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的独一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
二、提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以***部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，中学档案管理系统费用，为***决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增强档案原件保护
将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。
1.***认识不足
现在很多***对档案管理并没有投入较大的关注度，对***的发展形式的认识也不到位，档案管理系统费用，所以大多数***对于档案的管理知识在于初步阶段，并没有形成规范的数字化体系。***普遍认为档案管理并没有什么实际的意义，他们认为档案管理的好坏跟***水平没有太大的关系，所以在档案管理上并没有太大的***。
2.专门人员缺乏
虽然计算机技术发展迅速，纸质档案管理系统费用，但是在***方面并没有在相应的技术上有过硬的要求，***档案管理人员的专门化水平明显不高，而且***档案管理处多是年纪较大的或是转岗的人员，他们只会基础的计算机技术，再加上***对档案管理的不重视，数字化技术在档案管理上的应用则可想而知，缺乏专门性的档案管理人员的现象较为普遍。
3.基础设施不达标
***档案想要数字化模式必须要有***的、齐备的软硬件系统设施，这是档案管理数字化模式不可少的基本条件，目前很少有***在数字化建设中配套设施齐全。建设设施速度缓慢，技术力量、技术基础以及数据库建设等方面较为薄弱是档案数字化建设进程中一个较难的关卡。
4.数字技术存在安全隐患
由于数字化技术不受实践和地域的限制，电子文件不受载体的限制，在时间和空间的变化下，数字化的信息内容和位置易发生变化，大学档案管理系统费用，在安全措施不到位的情况下，特别容易发生信息泄漏的问题。虽然数字化技术比较方便，但是其存在的问题是不容忽视的，在***相关网络***还不健全的情况下，档案室需要加紧落实把关环节，建立网关、防火墙、安装防病毒软件等来维护电子档案，保证数字化信息的安全。
大数据一体机陆续发布，自云计算和大数据概念被提出后，针对该市场推出的软硬件一体化设备就层出不穷。在未来几年里，数据仓库一体机、NoSQL 一体机以及其它一些将多种技术结合的一体化设备将进一步快速发展。
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