过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的独一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
二、提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以***部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为***决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，档案管理建设方案，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增强档案原件保护
将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。
从智慧和信息的区别来看，信息基本相当于数据。数据的含义是进行各种统计、计算、科学研究和技术设计所依据的数值，是事实或观察的结果，是用于表示客观事物的未经加工的原始素材，并被认为是信息的表现形式和载体。所以，数据基本上跟信息是一样的东西。随着大数据技术的出现，现在数据一词很流行，几乎和信息一词在20世纪80年代的流行程度一样。彼时是无事物无信息，现今则是无事物无数据；彼时是信息一词泛化，而现今又是数据一词泛化。
智慧档案馆（室）首先要把档案数据化或信息化。档案数据化是相对于之前的档案数字化而言的，是我在2019年的一次讲话中为了区别于此前人们常说的档案数字化而提出来的。其实，它的意思就是把纸质档案或纸质档案数字化图像中的每个字都转换成电脑可以处理的数据或信息，并输入电脑，进入数据库，供人们通过大数据技术进行挖掘和处理。数据是智慧档案馆（室）的基础。没有数据，特别是没有档案内容的所有数据，就不能把数据或信息变成智慧。也可以说，智慧档案馆（室）是基于数据的，大学档案管理建设方案，有了数据和各种数据处理技术，才有智慧档案馆（室）。所以，没有数据就谈不上建设智慧档案馆（室）。
为什么说在智慧档案馆（室）中档案全文数据和数据挖掘及主动推送技术缺一不可呢？因为只有数据的档案馆（室）还不能称为智慧档案馆（室），也还不是真正的智慧档案馆（室）。数据只是信息，没有数据挖掘技术去处理它，它仍然成不了智慧，高校档案管理建设方案，或者说称不上是真正的智慧。必须依靠数据挖掘技术，通过各种具有针对性的算法，对数据进行关联分析、聚类或分类分析、异常或异分析、演变分析、对比分析等，才能让数据产生关联，形成联系和连接，形成趋势和走向，看出规律和变异，从而生成经过加工、集合、升华的新信息，甚至作出判断和备选方案，变成智慧。没有数据挖掘与自主推送技术，数据就只是孤岛，只是孤零零的数字或文字。
离开数据挖掘与主动推送技术，数据永远是一；而有了数据挖掘与主动推送技术，它就能够问一知十、问一知百，甚至知千知万，而且还主动告诉你，自动推送给你，有针对性推荐给你。因为它已将相关的数据和你以往的利用喜好、利用需求联接起来了。比如，我们从网上查一个人的简历，不但可以找到这个人的简历，这个人所有在网络中的文章、讲话内容、活动、照片、音频、视频等，也会一同被显示出来，甚至包括跟他同名的人、同职务的人、有关联的人的信息也可以被呈现出来。这和数字档案馆（室）是有很大不同的。数字档案馆（室）是不查不知、查一知一的，而智慧档案馆（室）则是一查就全知，查一而知道所有或很多的。而这个差异，主要就是由数据挖掘与主动推送技术造成的。当然，除了数据和数据挖掘与推送技术外，智慧档案馆（室）还应该有数据采集、数据存储、数据传输等新型技术和设备作为支撑。
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