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档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。
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造词标引是对档案主题分析出的概念给予主题词标识的过程。
5.1 在主题分析中选出的主题概念， 应转化成档案主题词表中的主题词（正式主题词）进行标引，书写形式应与词表中的词表中的词形相一致。非正式主题词不能作为标引词使用。
5.2 标引词应选用档案主题词表中与档案主题概念直接相对应的、专指的主题词。
5.3 当词表中没有与档案主题概念直接相对应的专指主题词时，应选用两个或两个以上的主题词进行组配标引。
5.3.1 组配应是概念组配。概念组配包括以下两种类型：
a）交叉组配，即同级词组配。指用两个或两个以上具有概念交叉关系的同级主题词组配表达其相应的下位概念。
b）方面组配，即限定组配。指由一个表示事物的主题词，与另外一个或几个表示事物某个属性或某个方面的主题词组配表达相应的下位概念。
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通过数字化转换制作纸质档案数字副本，是当前和今后一个时期实施重要档案异质异地备份，加快数字档案资源建设与网络化共享的主要途径。以数字副本作为纸质档案的异质备份件，在网络化查档利用工作中代替档案原件出证，工程档案扫描，这都要求纸质档案数字副本应具备凭证功能，科技档案扫描，这也是今后必须解决的问题。鉴于当前我国认定数字副本***地位的***和标准尚未出台，而纸质档案数字化以及数字副本的长期保存是一个浩大的系统工程，在经费、人力、物力等方面的投入可谓巨大，属于稀缺资源的档案原件在数字化过程要经过一场浩荡的拆装过程，若以这样的代价制作形成并长期保存的数字副本仅具有查考价值，文书档案扫描，那么纸质档案数字化的工作绩效将被大打折扣。基于这样的认识，参照《缩微摄影技术缩微品***认可性》等标准，省档案局馆认为只有通过全程管理，从保障纸质档案数字副本真实性、完整性、可靠性和可用性入手，规范数字副本的制作过程，尽力保存数字副本的背景和结构信息才能为将来认定它的凭证性奠定基础、创造条件。
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