档案整理管理-东方明德有限公司-天津档案整理

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档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。

社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。

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档案整理的方法

档案整理的方法有两种:一是以"案卷”为单位整理。二 是以“件”为单位整理。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷，档案整理管理，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料，按- -定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以"案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88) 的规定。以“件"为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一 份文书材料、 - -张图纸或照片、一盘录音带或录像带、-本表册或证书、-面锦旗、一个奖杯等均为-件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为-件(处理单包括:收文处理单、拟办单、发文稿头纸及***批示的签批条等)，转发件与被转发件为-件，正文与附件作为- -件，原件与复1制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案***后要装入档案盒内。

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跨年度形成的文件

单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件，这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归人办结年度。这样，天津档案整理，将来在档案管理和提供利用时，可在工作结束年的档案中找到该职能活动形成的全部档案，方便档案人员的管理和利用者的查找。比如，跨2010年、2011年两个年度的会议，其形成的文件材料统一在闭幕年，即2011年整理归档，分类时这些文件材料的归档年度都统一为2011年；跨2010年、2011年两个年度处理的案件，档案整理咨询，其形成的文件材料统一在结案年，即2011年整理归档，分类时这些文件材料的归档年度都统一为2011年；当来文与复文作为一件归档时，下级单位2012年12月写的请示，上级单位2013年1月批复，则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归人2013年。对于年度跨度过大的职能活动，要同时考虑***文件归档制度和此项工作每年的文件形成量，酌情予以适当放宽处理。比如***文件归档制度要求必须逐年归档，那么将这些文件分散到各年度内归档也是可以的，但在分类、排列等环节上应掌握同一尺度，以方便查找利用。此外，如果这项工作每年的文件形成量较大，不及时归档就有可能会影响到这些文件的齐全完整，并增加平时管理的难度，同样可以将这些文件分散到各个年度内归档。

需要特别说明的是，在信息化环境下，为了做到随办随归、方便电子文件管理，在实践中应尽可能通过调整组件、排列方式等手段，尽量使归档年度与形成年度保持一致，以减少在电子文件上附加与文件本身无关且容易产生混淆的信息，以简化整理、方便管理。

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