在会议开始的时候，会议主持人可以通过具有良好人机对话界面的***控制系统前端设备无线触摸屏，控制电动窗帘，室内灯光，开启麦克风、音响等相关设备，进入会议状态，也可以在触摸屏上直接点击预先设置好的会议室模式，使会议室的窗帘、灯光、音响、投影机、麦克风直接达到预先的安排。由于触摸屏是无线设备，所以主持人的位置不受局限，即可以是由会议服务人员来负责，也可以由与会人员操作。
在会议进程中，会议主持人可以控制会议室内所有的音视频设备和其它用电设备，可以根据会议的进程，对不同设备进行控制和切换，比如把有线电视、DVD、录音机、投影机、计算机等各种音视频信号，按会议内容切换到音视频终端设备，即可以播放动态视频画面，也可以投影静态方案内容。使音视频信号与会议内容紧密相连，使会议内容更多元化，会议更生动。使音视频信号与会议内容紧密相连，使会议内容更多元化，会议更生动。
此系统也可以通过内部专用视频信号线，与五层大屏幕投影墙系统互连，这样就可以方便的将五层大屏幕电视墙的内容切换到会场现场进行观看和讨论，具有时效性和直接性。
此系统同样能通过内部局域网，与财务报表系统互连，在开会期间，可以方便的通过计算机调用通过***的相关财务报表，并投影到大屏幕上，使会议更方便，也使信息的共享性得到体现。
视频会议系统的问题分析
软件视频会议系统在成本、操作建议程度等方面存在明显的优势，但是在实践的过程中还是存在一定的问题，只有解决了这些问题，才能提升视频会议的质量。下面小编来给大家分析一下这些问题。
一、稳定性、可靠性存在缺陷
二、相关配套设施不完善，视频会议效果有待提升
三、视频会议管理制度不明确
视频会议系统可以满足用户一般会议电视的要求，同时可提供数据通信的加密接口，具有功能多、通信可靠、保密传输、价位低的特点。所以大家在使用的时候尽量完善设备，提升稳定性，使视频会议系统能够发挥出更大的作用。
?智能会议系统智能化
在多媒体会议室里不管是作报告、总结、汇报 、介绍产品等等，用电脑互动操作的图、文、声、影、画展示，充分调动了与会者的感官知觉，大大提高了会议效果。可以说，多媒体在办公领域中，特别适合我国国情需要，也越来越体现出它的优势
以前的会议室是“讲台放几支麦克风/墙上挂几支大喇叭，***就作报告，听众纸笔纪录。”这种落后的会议模式远远不能满足现在高速交流的信息时代对会议系统的要求。 大家要知道，一个标准的多媒体会议室至少应包含计算机系统、投影显示系统、A/V系统、房间环境系统等几个部分。计算机系统包括台式机、笔记本、服务器等，用于进行教学、培训、演示以及控制。而在会议过程中往往不能将这些设备充分地发挥，需要会议工作人员手工操作，常常会因各类设备的频繁切换、环境的按需控制导致这些工作人员手忙脚乱，这样不仅降低了会议效率，还给会议的保密性带来诸多问题。背板采用隐藏式内置走线设计，使得表面无杂乱的连接线缆，简洁的同时更显精美大气。
