活动策划要尽量提前一周至一个月时间写方案流程，至少提前三天确定主要来宾人数名单，提前一天布置好会场的背景、音响投影、桌椅、桌布、桌签等基本物料，另外注意多准备桌签及打桌签的纸，以防人员变动。
会场布置有几种常见的形式，主要是相对式，主持台与代表席采取面对面的形式，突出主持台的位置，相对式分为礼堂形、教室形、弦月形。全围式，是一种不设专门的主持台，所有与会者均围坐于一起的会场布置方式，分为圆形、椭圆形、长方形、多边形。
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年会场地是一场年会的基础硬件之一，一个合适的年会场地也会给整个年会增添不少色彩。活动策划具有深层阐释功能，广告本身属性决定了它不可以采取各方面陈述的方式来表现，但是品牌可以通过活动策划，把客户需要表达的东西体现得更具体。如果会场庄严、大气，大型的企业年会在这样的场合举办，就会给企业形象和气势上带来不同的;当年会现场布置的温馨、高雅的话，对于一个小型的企业年会的氛围有着很大的帮助，可以营造出更好的氛围。每个企业的人员或者不同的人对于年会场地布置的要点都是不同的，每个人的想法或者见解不同，会场地布置主要要素就是舞台背板、签到、设备、摆台和装饰。
年会场地舞台布置背板
很多企业筹办年会容易忽视这一点，其实舞台背景起到整个会场的核心功能，能够一眼营造出整个场地的气氛，尤其是精心设计精心搭建的舞台背板可以直接奠定一个场地恢宏大气，喜庆祥和的气氛。再加上精致的舞台及讲台搭配。年会场地的基调就已经完成。
