基本的会议系统，由麦克风、功放、音响、桌面显示设备(例如桌面智能终端、液晶显示器)，这几样设备的组合应用也可以说是一个会议系统了，它们起到了传声，显示，会议系统，扩声的作用，达到能看、能听、能说话。
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多媒体投影机:***多媒体投影机具有高亮度(2900ANS流明)、高分辨率(1024*768兼1280*1024)、真彩色显示功能，不单可放影录像机、LD、DVD机的视频图像，更可在大屏幕(150英寸)上真实投影计算机图形文字(或计算机网络信息)，此功能特别适合作项目介绍，讲座教学等;
实物展示台:高亮度实物展示台，可把任何实物、讲稿、幻灯片经摄像后传送给投影机，投射在大屏幕上向听众展示;
电子白板:该设备能把讲座中使用的笔记本电脑的显示屏内容通过投影机投射在电子白板上，并让讲座者方便地直接在电子白板上控制电脑演示程序，并进行书写、标记，可存盘，可通过网络会议设备异地同时开会讨论，是现代多媒体会议系统必备和有效的交流工具。
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视频会议系统的质量由决定因素
音、视频编码效率和质量
如果在视频会议软件里面采集到的原始音、视频数据不经过压缩，而直接进行传输，数据量是非常大的，因此必须要通过编解i码技术来实现数据的压缩，而不同的编解i码其效率和质量都不一样的，有的编解i码效率非常高，能一秒压缩60帧以上，这些编解i码在实际的环境中，图像就会非常流畅；而一些编解i码在高分辨率上只能达到几帧，这种编解i码如果在现实的环境中，我们看到图像就会出现跳帧的现象。编解i码质量的区别是指同样传输量的数据，有的编解i码的图像或者语音质量比另外的要好，在实际的环境中表现出来是相同的传输率，其质量由所不同。在视频会议软件里面，比较好的情况下，我们是采用、质量好的编解i码器，但有时候编解i码的效率和质量刚好是互为制约的，如新的H.265编解i码，虽然在同等的数据量上，比H.264和MPEG4都要高，会议系统工程，但其压缩效率比较低，一般的PC只能达到几帧的图像，因此我们选择编解i码的时候还要考虑效率和质量的平衡，这个需要对视频会议软件进行测试才能下决定。
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