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在大型晚会活动策划当中，当然不能够直接将所有的预算都使用完毕，如果将所有的预算费用都用进去了，那么实际进行的时候，往往所需要花费的费用会超出活动策划预算清单的价格，这是因为在晚会进行的过程当中，会有着很多的意外情况出现，所以一定要注意好安排一部分的自由费用。如舞台音箱的选择，舞台灯光的选择，视频的选择，桌椅的选择，遮阳伞的选择，以及舞台类型的选择等。
舞台搭建作为活动的核心组成部分，对活动的成功起着决定性的作用。灯光、音响的选择与匹配，舞台水平的稳定性，材料的承载能力，都是影响舞台施工的因素。灯光因素照明是舞台搭建中需要考虑的关键因素。场地一般分为室内和室外。如果是室内活动，则在搭建舞台时需要考虑灯的具体位置。配少量的高圆桌（直径380~760MM）、沙发椅等，客人主要站立交谈，有侍者穿梭递送酒水和小食品，或放于小的布菲台上，可能设现场的服务吧台。除了便于照明灯之外，还必须避免穿过观众通道的电线的不必要的安全隐患。
活动舞台的搭建应遵循什么原则呢？
功能性原则：舞台桁架还应当是功能性的，设计人员在考虑设计舞台外部形式、形象时，也需要考虑内在功能，也就是要为舞台的人员和展台工作提供良好的环境和条件。因为展出目的的实现要靠舞台上的人员，演员的工作效率决定展出效果。