合理预热对延长复印机很有帮助，每天应该先对复印机预热半小时左右，使复印机内保持干燥。它与模拟复印机相比，减少了扫描的次数，因此也就减少了扫描器产生的磨损及噪音，同时减少了卡纸的机会。而且在长时间没有复印任务时，应该关掉复印机电源节省能耗，平时就应该让复印机工作在节能状态，避免因频繁启动预热对复印机的光学元件带来损害。复印零碎文件的时候，也应该将文件积累起来，达到一定数量后一次进行复印，有效的保护光学元件。
通常复印机使用的墨粉，主要成分是碳，也有不少是由粘合剂和树脂组成，在复印即将完成的那一刻，墨粉会经摄氏200度左右的高温，被熔化到纸张纤维中，而其中的树脂成分将被氧化成一种刺激性气体，这种气体其实是我们常提到的臭氧。复印机的损坏除了正常的使用磨损外，还受到灰尘等外部因素的影响，所以我们必须经常定期的清扫、整理等***工作。一般来说，正宗的墨粉中是没有致***物质的，而如果你不小心选用了劣质墨粉时，其中会或多或少地存在一些对身体***的物质；而且劣质墨粉将会直接影响复印效果，导致复印件上底色加重，文稿色迹深浅不一；更为重要的是，劣质墨粉还会对复印机内部的硒鼓，造成持续磨损，要是复印机定影辊上沾有墨粉的话，往往还会在复印机内部生成粉尘，这些粉尘一旦落在复印机的工作电路板上的话，很容易出现短路现象，从而损坏复印机。
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复印机的墨粉一旦用完，一般会在控制面板上出现相应的提示，告诉你什么时候该及时换墨了。要是你不及时为复印机进行换墨的话，可能会对日后的复印效果造成影响，甚至会损坏复印机内部的碳粉盒，或者是感光鼓。我们通常所说的复印机是指静电复印机，它是一种利用静电技术进行文书复1制的设备。所以，你一旦发现复印机缺墨时，应该及时对复印机进行加1粉，如果自己技术不过硬的话，复印机租赁回来发现有问题必须请***的维修人员来替你加1粉；当然，你使用的墨粉必须是复印机支持的，或者是原装正1品墨粉，任何劣质墨粉或质量不高的墨粉，都将导致复印机在工作过程中，产生许多废粉或粉尘，这些废粉或粉尘一旦掉落在复印机内部的工作电路板上，将会给复印机带来致命性的损伤。
复印机怎么扫描文件？
复印机扫描文件步骤1、首先看看你的复印机是否支持扫描，有的可以在面板上看到，也可以查看你的使用说明看看。
复印机扫描文件步骤2、一般复印机或者一体机都具有打印机和扫描功能。找到买机器时的驱动光盘，可以看到有多个驱动，安装所有驱动就可以了。
复印机扫描文件步骤3、假若没有的话，你可以到你的复印机官1网去驱动，打开复印机官1网，你会看到打印驱动、扫描驱动程序。下1载并安装以上两个程序就可以了。
复印机扫描文件步骤4、把要扫描的资料正面朝下放到扫描面板上盖子压上。
复印机扫描文件步骤5、打开“我的电脑”能看到类似扫描仪的图标，双击打开，弹出对话框选择“Microsoft扫描仪和照相机向导”确定。
复印机扫描文件步骤6、弹出扫描仪的欢迎向导，点击下一步，然后选择左侧导航栏图片扫描的类型还有纸张。
复印机扫描文件步骤7、设置好类型点确定，弹出“照片名和目标”选择你要保存的文件名和保存的位置，在点下一步就可以开始扫描了。
复印机扫描文件步骤8、扫描完成后弹出“其它选项”对话框，不用选择，直接单击下一步，再点击完成，就可以自动打开你扫描的文件了。