形成过程版式固化依据传统档案呈现的形成的要求将电子文件在形成、归档、移交等关键节点的责任信息（操作人、操作时间、操作内容）以记录形式保存，如电子文件形成办理过程信息、归档信息、格式转换、移交接收信息等，以版式文件固化，作为电子档案组成部分与相关电子档案存放在一起。信息化技术措施保障电子档案的“四性检查”是重要的信息化技术保障手段，即对档案条目的准确性、可用性、完整性和安全性进行检查，确保档案数据的真实、完整、可用和安全。同时，在电子档案保存时加电子签名、防篡改等技术措施防止电子档案被修改或证明电子档案未被修改。
***满足各行业需要，集中管理实体与电子档
数字档案馆是一个数字化的信息系统，并以网络方式相连接和提供利用。实际上就是运用当代信息技术，对数字档案信息资源进行管理，以网络化方式相联接和提供利用，实现资源共享的信息系统。综合各种表述，可以将数字档案馆的概念完整地表述如下：数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。