档案数字化面临的难题
从智慧社区、智慧***到电子文件管理系统设计，推进档案数字化是社会发展的必要进程。现在实现档案数字化面临着几方面难题：一是档案数字化工作人员缺乏基本的保密意识和常识，外包公司具备保密资质且只是暂时参与相关工作，档案管理公司，仅对原始档案资料进行扫描归档不会出保密问题，未按要求对相关人员进行保密教育和提醒；外包公司人员则管理松懈，以追求利益化为目标。甲乙双方思想上的大意，直接为终的泄密埋下隐患。二是认知偏差，数字化档案资料是以二进制代码的形式存储在信息载体的，具有形式虚拟的特点，同时，和传播数字化档案资料简单便捷，而且进程容易在计算机技术的“掩护”下清除痕迹，有的档案部门工作人员错误地以为电子版的档案资料可以随便、共享使用，便“监守自盗”，造成***秘密知悉范围扩大，终导致泄密。
档案信息化
随着计算机软件发展，纸质的档案逐渐电子化，朝着“智能档案”、“智慧档案”、“数字档案”发展，研发了智能档案存储设备控制系统、库房综合环境智能感知系统、日常办公业务管理系统、大数据智能分析平台、视频巡检平台，结合库房安全防护设备、系统辅助设备推出***档案信息一体化解决方案，同时，建立健全了新时期安全、便捷、共享、的档案信息化管理体系。
河南云信海一家***的电子文件管理系统设计开发商，从需求分析到产品定制，打造适合各个企业的档案管理系统。
档案安全性
除了保存的安全性，保证服务器数据不丢失外，电子文件管理系统设计在用户使用这里也应该考虑到文档安全性，针对不同部门，不同职级，不同身份进行了权限设置，对***架构进行了虚拟化；也就是说，企业里的每一个员工身份都架构在了系统里面，每个员工在系统里面的操作都可以进行实时跟踪和了解，这样就能保证到我们档案的安全性。并且因为进行了权限的设置，对于某些机要文件，没有权限的员工是无法观看到内容或者搜索也搜不出来；这样就有效的保证了企业机要文件的安全。