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大家知道档案整理的方法有什么呢?相信很多人都不知道吧,那么接下来就为大家做一个详细的介绍吧。希望可以帮助到大家。
档案整理的方法有两种:一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。
以“案卷”为单位整理就是立卷,即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。所谓案卷,就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案,对文件材料进行实体分类;组合即将经过分类的文件材料,按一定形式组合起来;编目即将经过组合以后的文件材料,进行系统排列和编目。
以“案卷”为单位整理的档案,其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种,硬卷皮型号有1.2,1.5,2.0cm三个规格,以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒,以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》(GB/T9105-88)的规定。
以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲,一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件,正文与文件处理单为一件(处理单包括:收文处理单、拟办单、发文稿头纸及***批示的签批条等),转发件与被转发件为一件,正文与附件作为一件,原件与件为一件,报表、名册、图册、刊物等每册为一件,来文与复文及其他相关文件可为一件。以“件”为单位整理的档案,其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的档案后要装入档案盒内。
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你知道档案整理如何进行装盒吗?你了解档案整理装盒代表着什么吗?有什么样的特征呢?现在为您介绍:
1、将整理好的归档文件装入档案盒内对同一个保管期限内的文件,根据档案盒厚度,将文件按顺序装入盒中。不同保管期限的文件不能装在同一盒内;分机构编流水号的,不同机构的文件不要装在同一盒内。
2、填写档案盒背上的项目完整填写档案盒背上的项目:全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构、起止件号。
3、填写备考表项目:盒内文件材料情况说明、整理人、检查人、整理时间。
【中博奥】我们通过不断的创新,建立了完善的产品质量控制体系,持续提升服务品质,以满足不断提高及个性化的客户需求。
各部门在档案整理的过程中出现的问题是什么呢?档案整理经常出现的问题是什么呢?现在为大家进行解答:
著录目录错误:
归门、载体类型、立档单位代码填写错误。
合同档案未编写页码:
合同会签单、合同原件装订在一起,编写页码。
合同内空白项未划掉:
签署合同须严谨,空白处应填写。
著录目录与纸质档案不相符:
电子目录内填写的页码与纸质文件页码不一致。
会计凭证封面信息未填写:
会计凭证封面的起止日期、凭证编号、负责人、主管会计、装订人等信息须填写完整。
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