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个人档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，起凭证、依据和参考作用。此外还需注意的是，档案存放在人才市场后，个人不断进步的同时，也要给档案“升级”。也就是说，工作后，一定要持自己的进步证明，及时到人才市场更新档案。这些材料包括工作后取得的履历、考核鉴定、培训证书、资格证书等材料，或者招录、聘用、竞争上岗、调动等工作中形成的材料等。
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工龄、待遇、受保时间等也是以个人档案的记录为依据的。如退休时需要依据档案认定个人出生时间，从而确定退休时间，需要确定个人参加工作时间，从而确定开始缴费或视同缴费的时间，以计算养老金金额等。
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学生毕业时都会***报到证，一联是编进档案的报到证，一联是发到学生手上的报到证，两个内容其实是一样的，但是颜色不一样，发到学生手上的报到证是蓝的，在学生自己那边保管，另外一联是白色的，已经在毕业前编进了档案。