数据录入
将档案信息前处理的结果转化成机读数据。录入过程需要较严格的校对审核。如审查字段的数据形式是否正确；字段长度与确定的结构长度是否符合；各种标识符号是否有误等。这其中可能包括对不同格式的数据进行转换。（3）抓好计算机应用工作，注重档案数据库基础建设，有条件的档案馆要建立局域网，向数字化档案馆、网上档案馆发展。
数据库的完善
由于计算机硬件能力奇迹般地不断更新，计算机技术般地迅猛发展，数据库系统发生着剧烈的变化。虽然它的基本组成部分仍然是数据、软件和硬件，但是它们的范围、规模和复杂性都大大地扩展了。数据库是信息资源存储和开发利用的基础，是信息资源共享的先决条件，是信息系统的核心。因此把数据库建设作为当前档案信息发布的核心工作，档案数据库建设越有成效，档案信息管理与服务也就越有保证。
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做好软硬件的适时更新。
搭载声像档案管理系统的服务器必须安放在防尘、防潮、防磁化且通风条件良好的安全位置，专人监管。由于目前声像档案文件一般都是保存在相应存储介质上的，如磁盘阵列或服务器，而常用的文件储存介质硬盘的使用寿命是有限的，因此我们要对相应的硬件设备进行适时更新。异地备份的硬盘还需要求合作单位必须将其存放于安全能够得到很好保障的防磁柜中。硬件设备更新或增加时应检查硬件的兼容性，如若存在兼容问题，必须设法解决，从而保证档案文件不会因为硬件的兼容性问题出现无法保存或无法读取等情况。对于相对老旧的声像档案信息资源，后期在更新系统信息对原声像档案的内容进行转录等操作时，要尽可能的提高更新质量，降低因更新造成的损失，对重要的声像档案还必须保存“母带”。（4）加快现代化技术人才的引进和培养，使之成为能担当起新世纪档案管理现代化建设的中坚力量。至于声像档案管理系统本身，实际使用中只要做到不篡改系统设计参数，不受外插设备可能携带病毒干扰，保证搭载系统的各类硬件不被损坏或不出现兼容问题，一般都能够稳定运行，后期只需在此基础上增加或修改各模块的功能，更新档案预览时所需的支持软件就行。