根据客人要求准备会议用的设施及工具
常用：纸、铅笔（圆珠笔）、水（茶水、矿泉水）、话筒（有线、无线、立式、座式、耳麦、纽扣麦克风）、舞台、大白板、马克笔、投影仪、投影屏幕等。
会议摆台
①桌子摆放、椅子摆放
②摆放文具及杯具、信纸、铅笔（圆珠笔）、纸垫及水杯
③摆放要求：会议桌椅横竖一条线；信纸横竖一条线；水杯横竖一条线
横幅的摆放及签到台的摆放
酒桌的座次排列
亲朋聚会，客人来访，免不了要坐下来喝上几杯。然而，在酒桌上，谁坐在什么位置可是有讲究的。有时亲戚朋友在一起可能还可以随便些，而如果是接待客人就要讲究点规矩了。酒桌上到底如何来排座次，可能各地风俗不同，排法也不同。经历了这么久，还是不能完全领会。但总体来说，可以分三种情形。
1、家庭聚会。家庭聚会一般是要按照辈份高低、年龄大小来排序的。也就是就，不论谁请客，辈份***1高或年龄***长者要坐在***里面面向门口的显要位置;接下来可按辈份或年龄依次一左一右地排列。有时还要在长辈旁边安排一位老人喜欢的小孩，一般都是隔代人。如果是长辈请客，可能要指派一人坐在靠近门口的位置，负责做好各项***工作;如果是晚辈请客，请客者会自然坐在靠近门口的位置。
2、朋友聚会。朋友、同学、战友等聚会一般来讲是谁请客谁坐在面向门口的位置，酒店会议室预订，也叫“坐东”或“庄主”，有时庄主也可能把此位置让给职位较高或德高望重者，其余的要可以按年龄大小依次一左一右排列。因为都是朋友，实惠会议室，所以有时也不计较这些，谁坐哪儿都无关紧要，但庄主的位置别人是不会去坐的。
3、接待客人。接待客人属于***范畴，讲究能多一些。一般来讲接待客人分主客两方。主方至少要有两人，一人是“主陪”，另一人是“副陪”。“副陪”一般是“主陪”的朋友、同事或部下。“主陪”要坐在正对门的地方，以尽地主之宜，“副陪”坐在“主陪”的正对面，实惠会议室价格，也就是靠近门口的地方。副陪既是具体负责***工作的，也是比较能喝酒的。主陪右边应该是主宾，左边是副宾;副陪的右边是来宾中的第三号人物，左边是第四1号人物。其他人员基本可以随便坐了。服务人员倒酒的时候，从主宾开始按顺时针顺序依次进行。有时人多的时候，还有一位或两位边陪。一位边陪就坐在主陪的左方、副陪右方中间位置，右边是第五号人物，左边是第六号人物;两位边陪时，会议室，另一位坐在主陪的左方、副陪的右方中间位置，来宾也是从右至左依次排列。如果主方是四位在场，第四位边陪在主陪的右方、副陪的左方，另一位边陪的对方，四位呈十字交叉状。但在北方，来宾有依次按一左一右排列的。本人比较倾向于前一种排列方式。
每年的年中到年底都会是大中型企业是一个年中总结会和年终会或客户答谢会，而这种类型的企业一般都会是人数较多的，少则上千多则上万也不足为奇。 订宴会会议场地是一场宴会或是会议不可或缺的过程，所以提前预订会场就成了预订人员的一件大事，据调查有60%以上的人开会或者摆宴会都对厅内柱子的问题是比较介意的，而厅内有柱子也确实会对会议宴会起到一定的影响。那究竟这柱子会造成什么影响呢？
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