用文字记录会议的相关事项在准备会议的过程中，有关会议的各个事项，如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来，便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员，不能只进行口头通知，俗话说“口说无凭”，有时候秘书已经通知了各个部门主管，可是有的人忙起来就忘记了，所以必须把工作做细致。
基于客户端的视频会议，C/S架构。服务器端需要安装服务端软件，参会端需要安装客户端软件，应用人员需要有一定的计算机基础，适合相对固定的人员和使用固定电脑的应用；
基于WEB的视频会议，B/S架构，需要安装专用浏览器插件。这类软件与客户端软件具有很大的相似性，其插件需要操作系统的证书，否则XP等系统会拒绝其安装，部分防火墙或杀毒软件也会拦截其运行。
基于WEB的视频会议，B/S架构，需Flash Player支持。由于Flash Player是标准的浏览器配置，一般无需专门安装，因此适合几乎所有的网络应用。此类产品，目前只有***近推出的PPMEET这款网页版远程视频会议系统。
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视频会议也逐渐的进入到各行各业，尤其是***、***等行业，而且现在视频会议也逐渐的成为人们日常会议的协助必备工具。但是现在市场上的产品琳琅满目，不了解的人不知道品牌、型号甚至真假，更不说是选择适合自己企业的产品。
正所谓，知己知彼，百战不殆，这在购买视频会议终端的时候同样适用，在企业需要搭建视频会议的时候，我们需要先对这个产品有一定的了解，关注一下产品的功能以及分类。
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