用文字记录会议的相关事项在准备会议的过程中，有关会议的各个事项，如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来，便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员，不能只进行口头通知，俗话说“口说无凭”，有时候秘书已经通知了各个部门主管，可是有的人忙起来就忘记了，所以必须把工作做细致。
中国视频会议系统市场规模逐年扩大，2009年行业市场规模达51.7亿元，较2008年的42.3亿元增长22.22%;2010年市场规模达66.3亿元，同比增长28.24%，为近年来大增幅。结合主要企业的增长情况，2011年行业的增长速度约为19%，2012年约为10%左右，推测其市场规模分别将达到78.9亿元和87.6亿元。
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会议是指有***、有***、有目的的议事活动，它是在限定的时间和地点，按照一定的程序进行的。会议一般包括议论、决定、行动3 个要素。因此，必须做到会而有议、议而有决、决而有行，否则就是闲谈或议论，不能成为会议。会议是一种普遍的社会现象，几乎有***的地方都会有会议，会议的主要功能包括决策、控制、协调和教育等功能。