用文字记录会议的相关事项在准备会议的过程中，有关会议的各个事项，如时间、地点、会议议程等等都应该用文字记录下来，便于在后续工作中察看。有关会议的决定、通知等要打印出来发给相关人员，不能只进行口头通知，俗话说“口说无凭”，有时候秘书已经通知了各个部门主管，可是有的人忙起来就忘记了，所以必须把工作做细致。
自从1964年世界上早的模拟技术可视电话 picture phone MOD-I 诞生于美国贝尔实验室以来，视频会议领域的技术和相应的标准一直处于不断的发展过程之中。而视频会议总的来说主要经历了模拟视频会议、数字视频会议和国际统一标准的数字视频会议三个阶段。
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优势
1、部署方便当前主流配置的PC一般都能够作为视频终端，这些PC安装好摄像头、耳麦及相关软件，通过局域网或者互联网接入到中心MCU服务器，即可参加会议。
2、可集成数据会议由于基于Windows操作系统，可以在召开视频会议的同时实现电子白板、程序共享、文件传输等数据会议功能，作为会议的辅助工具。
3、升级方便网络会议升级非常方便，只需借助互联网，即可在几秒之间就能实现升级，从而实现更高的系统兼容性、更强的使用功能。