（1） 节约会议的经费、时间；
据相关资料，各个企业或zu织的工作人员每年参加会议的时间约占全部工作时间的30%以上；每年用于公务出差的费用高达300亿元，而每次开会或会面中约有80%的时间需花费在路途中。
（2） 提高开会的效率；
由于召开视频会议的费用大致与开会的时间成正比，可促使与会者节省时间，提高xiao率。由于参加会议的人员就在本地，和会议有关的材料、文件、实物都在身边，可以充分方便地交流。
会议工程
在此多功能厅配备两个高清摄像机，用于会议室摄像使用。一个位于主xi台一侧，设备间旁，用于拍摄台下观众区；一个位于多功能厅***位置，吸顶安装摄像球，用于拍摄主xi台使用。摄像球配备发言自动跟踪功能，当发言人使用话筒发言时，摄像球自动调整镜头对其摄像。
视频显示系统主要是结合音响系统，以大屏幕显示图像和文字信息等内容，配以音频扩声以及声像处理等方式，以满足现代会议越来越高的视听要求。要求视频系统具有覆盖全mian、高亮度、高分辨率、画面清晰、动态切换、容易控制、操作简单等特点。
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视频会议系统是通过网络通信技术来实现的虚拟会议，是在地理上分散的用户可以共聚一处，通过图形、声音等多种方式交流信息，支持人们远距离进行实时信息交流与共享、开展协同工作的应用系统。视频会议极大的方便了协作成员之间真实、直观的交流，对于远程教学和会议也有着举足轻重的作用。 同传统的现场会议相比，具有节省时间、缩短空间、提***率等优点。利用视频会议系统进行多异地会场的实时会议为有异地会议需求的人们节省了大量的旅行时间，同时也能节约大量的会议开支；会议的目的性同时也增加更多的时效性。视频会议是现代计算机技术、通信技术和视频技术完mei结合的产物。
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