档案馆是一个丰富的信息资源，记录了各个历史时期社会发展的全过程，汇集了各方面的丰富知识。传统档案的存储主要是纸张。如果纸质档案存储了大量的档案信息资源，档案所占用的数量，质量和空间将非常大。***，保管，充分利用和发挥价值，从事档案采集工作的同志必须承担大量繁琐的工作，重复劳动和劳动强度。我们现有的珍贵文件和档案记录了各地的灿烂文化和悠久历史，必须妥善保管，必须找到延长保质期的方法。过去的材料和当前的纸质材料很难实现这一目标，文件数字化可以有效地保护原始文件。通过数字处理数字拷贝而不是使用原始拷贝，可以适当地保留原始拷贝，并且可以有效地扩展原始存储时间。
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传统的文件查询，步骤很多，很难找到，而且时间长。针对这一问题，纸质文件管理系统引入了关键词搜索。文件管理功能可以通过关键字搜索功能搜索存储在系统中的文件名，文件全文和文件备注，并快速检索所需的原始扫描部件和识别数据。加快信息查询速度，同时有效保护纸质文件。国内档案管理工作正在逐步走向数字化道路。数字文件管理在查询，共享，修改和保存方面具有很强的优势。***的管理体系无疑将进一步推动现代档案管理的建设。
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作为一种原始的信息资源，档案的重要性日益凸显。档案的数字化建设是信息技术发展的必然要求。另一方面，***重视信息资源开发的重要性促进了数字档案的发展。档案数字化建设是适应时代潮流，适应时***展的新要求。对档案工作者来说，这是一项非常重要而紧迫的任务。档案是人们在社交活动中形成的历史记录。它们客观地记录了人们在政治，经济，科学，技术和文化方面的历史发展过程。随着经济社会的发展，档案的文化和社会性质逐步增强，档案的使用范围和对象逐渐扩大，档案在社会现代化各个领域的作用越来越重要。
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