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对于前来的官员、经销商要有人陪同和沟通，对于前来的记者，邢台会议布置策划，应该一视同仁，不能对A媒体公开某些情况而对B媒体则保密。对于记者个人挖掘的新闻一般不宜转告他人。在气氛的控制上，总协调人处于一个平衡的上，气氛轻松活泼，与会者的心情也会舒畅。另外一个重要因素是主持人，会议布置策划现场，如果是自己主持则会好一些，但往往是分身乏术，因此在发布会中，会议布置策划报价，需要提前安排好一些事情，事先要与主持充分沟通，让他(她)对整个会议的风格有个大致的了解与把握。

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桌椅是***基本的设备，会议布置策划价格，可以根据会议的需要摆成圆桌型或报告型，如果参加会议的人数较多，一般应采用报告型，不需要准备座位牌，如果参加会议的人比较少，一般采用圆桌型，并且要制作座位牌，让与会人员方便就座。但是为了提高会议的档次及满足现代会议的需要，一般采用能重复使用的桌面智能终端，推进无纸化的进程，真正体现绿色会议，智能会议的需要。

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如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。

为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板（采用喷绘画面），特别是一些特殊的等，采用喷绘背景板，旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。