档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案,进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。
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各种档案信息资源都存在一定的逻辑性,在信息录入后,就会成为数据库之间、数据字段以及运行程序之间的联系,在进行计算机网络化管理中,一定要将其进行统一化规定,从而提升数据库的完整性和安全性;制定统一性标准,管理标准的完整性与一致性是衡量管理的重要指标,这就要求进行规范性的制度约束,强调各个管理部门与管理信息的链接性,以实现档案信息网络畅通无阻。
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不论是对于任何新建、改建、扩建的建筑工程,还是参与工程建设的建设、勘察、设计、监理和施工等单位均不能忽视工程资料的管理。
工程建设中,经常遇见未曾验收的工程由于某种原因遗失、毀损了工程资料,导致工程的验收不能正常进行,必须通过有资格的检测单位进行质量检测,方可证明工程是否合格。已经投入使用的工程,如果没有妥善保存工程资料,则工程的维护、维修、改造都将因缺少依据而难以进行。
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