社会现代化的发展,办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化。其档案管理在系统中,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性,真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
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1、文字材料组卷装订厚度不宜超过30mm,图纸组卷装订厚度不宜超过40mm。
2、文字材料不得用铅笔、红色和纯蓝墨水,圆珠笔等易褪色材料书写。
3、原则上不得用复写纸;双面复写纸不能使用。
4、试(检)验报告必须是原件;合格证等可以用复印件,但要注明原件存放处,复印经手人签名并盖保存单位印1章。同时要字迹清楚、牢固、能长期保存。
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***档案局经济科技档案业务指导司主要负责人表示,重视***业务档案不仅是***经济发展的要求,还是改变***企业档案工作现状、提升档案发展水平、促进***企业自身发展的需要,各单位要以《规定》的学习贯彻为契机,从进一步完善体制、建立健全制度、优化业务档案管理流程、加强档案信息化、注重安全等方面,提升***业务档案管理水平;各级档案行政管理部门要加强对***企业业务档案的监督和检查,将其列为检查的***;各***企业要及时***学习贯彻《规定》,吃透精神,将贯彻的***放在理顺***业务档案的管理体制和机制上,并对照《规定》中的有关条款,找出差距,在制修订企业有关制度时加以补充完善。
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