社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化。其档案管理在系统中，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性，真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
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档案管理智能化将档案进行信息化、数字化、智能化处理后，以程序的形式存在，这就刺激人们在进行档案采用时，以网址、程序的形式进行搜索，同时，网络提供的大规模空间，提升了档案的利用空间，尤其是一些***性、科研型共享资源，在很大程度上实现了资源共同利用价值，进而以档案使用的反作用，实现了档案的丰富与发展。当然，不同的档案形式具有不同的利用途径以及价值，如电子档案智能化管理，可提升企业与客户之间的交流，加强两者之间的了解度与合作度，可以进行商情预测，提升企业市场预测力，可以进行智能化营销等，总之，其信息提供范围和途径的拓展，有效提升了档案管理的价值。
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1、 档案管理要认真贯彻《档案法》及《保密法》，调阅、复1制档案，要严格执行《调阅制度》。
2、档案室工作人员及调阅档案人员均不得以任何方式向任何人泄漏档案信息，个人不得擅自抄录和私藏档案。
3、 不得利用档案营私舞弊或为非正当工作性质的活动服务。
4、 非工作时间档案库房门窗要关闭加锁。
5、 严格执行文件、档案的移交、销毁制度，任何个人不得擅自销毁档案。
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