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档信息资源是信息资源的核心,而行政办公也离不开信息资源的有效管理和利用, 电子文件是利用计算机进行信息输入、存储、传输等一系列操作的数字化产物,是信息化管理系统的必然产物。在信息化建设过程中,会产生大量电子文件,若不对其进行有效管理,就会削弱信息化系统的功能,降低工作效率, 推进政办公自动化、网络化、电子化和信息资源共享是大势所趋。
目前行政办公普遍有如下需求：
存储需求：纸质档案不方便实现电子化管理，文件存储分散，没有统一的信息化存储平台。
快速检索：实现公共服务数据资源库的建设有难度，没有灵活的数据检索来支持标准文本。
信息共享：无法进行访问控制安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制、资源管理、用户管理等功能欠缺，影响信息安全。
档案维护：容易出现档案丢失，变质、虫蛀等现象，对档案原数据材料造成无法弥补的损失，政务公文安全得不到保障。
库房管理：常常要花费很多的人力和时间去查找一份档案资料，档案文件数量太多，无法确定档案的存放位置。
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