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双套制环境下归档文件整理模式

所谓双套制，是指文件归档后纸质文件和电子文件共存的归档制度，亦称为双套归档。双套制的实现，可以是将具有重要作用和长远查考价值的电子文件转化为纸质文件，也可以是对利用率高的纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。***办公、国务办公《电子文件管理暂行办法》（厅字〔2009〕39号）第十六条规定，“具有久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档”，体现了重要文件“双套制”整理的思想。

在***档案实际工作中，应以文档一体化管理为基础，资料档案整理方案，充分发挥信息化管理优势，简化纸质归档文件整理方法，共享纸质归档文件和归档文件数字化副本、电子文件管理信息，采取切实可行的办法保障纸质归档文件和归档文件数字化副本、电子文件的联系，降低***档案双套制整理成本，档案整理效率。

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整理原则

在归档文件整理中，必须保持文件之间的有机联系。文件之间有机联系是指文件在产生和处理过程中，在来源、时间、内容等方面形成的内在关联性，这种关联性既记录了文件之间及文件组件之间的相互关系，也为档案记录的完整性和有序性提供了保障。因而，在归档文件整理中保持文件之间的有机联系，资料档案整理，既能更好地反映***主要工作活动的历史面貌，也便于日后的检索和利用。在具体操作上，《规则》在实体分类时，将归档文件按照不同年度、不同机构（问题）等形成时的客观规律进行相对集中，资料档案整理扫描，维护不同文件之间的有机联系；在低一级类目内排列文件时，强调按时间结合事由排列，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件之间的有机联系得以充分体现。

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整理按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。来源原则把同一机构、***或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。档案实体分类根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。立档单位构成档案全宗的***机构、社会***或个人。全宗一个***机构、社会***或个人形成的具有有机联系的档案整体。联合全宗由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。汇集全宗由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。全宗群由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体.案卷由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。立卷将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。卷内备考表卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

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