造词标引是对档案主题分析出的概念给予主题词标识的过程。
5.1 在主题分析中选出的主题概念， 应转化成档案主题词表中的主题词（正式主题词）进行标引，书写形式应与词表中的词表中的词形相一致。非正式主题词不能作为标引词使用。
5.2 标引词应选用档案主题词表中与档案主题概念直接相对应的、专指的主题词。
5.3 当词表中没有与档案主题概念直接相对应的专指主题词时，应选用两个或两个以上的主题词进行组配标引。
5.3.1 组配应是概念组配。概念组配包括以下两种类型：
a）交叉组配，江北档案数字化，即同级词组配。指用两个或两个以上具有概念交叉关系的同级主题词组配表达其相应的下位概念。
b）方面组配，即限定组配。指由一个表示事物的主题词，与另外一个或几个表示事物某个属性或某个方面的主题词组配表达相应的下位概念。
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归档文件 archival document(s)
立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。
3.2
整理 arrangement
将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包***、存储等），文书档案数字化，使之有序化的过程。
3.3
件 item
归档文件的整理单位。
3.4
档号 archival code
在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
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档号的结构
档案号结构分为三种；
1 ：全宗号??案卷目录号??案卷号??件、页（张）号。
2；全宗号??类别号??案卷号??件、页（张）号
3 ：类别号??项目号??案卷号??件、页（张）号
4 档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用“一”（短横）相隔。
4.5 件号、页（张）号根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。
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