档卷清理
1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，档案整理，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期
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文件有多个时间特征
一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度，也就是确定归档年度时，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准，据以判定文件所属年度。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰***以及***性文件等内容涉及不同年度的文件，档案整理管理，《规则》统一规定为按文件签发日期（即落款日期）判定文件归档年度，以进一步简化分类中的概念和操作。例如，20m年形成的《20H年工作计划》，应归人20]．0年度；20H年形成的《2010年***工作总结》，应归人20H年；2012年制定发布、2013年生效的******，应归人2012年。
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文件点收
文件结案移送归档时，依如下原则点收：
检查文件的本文及附件是否完整，档案整理软件，如有短少，应即追查归入。文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。
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