1. 目的
对记录进行有效控制,为质量/环境/职业健康安全管理体系运行符合规定要求提供客观证据。
2. 适用范围
适用于各部门与管理体系相关记录的收集、编目、标识、归档保管和处理。
3. 职责
3.1. 综合部:负责备案各类表单的样本和 新版本状态;
3.2. 各部门:负责对本部门的记录进行收集、整理、编目、标识、归档和处理。
3.3. 记录人员:及时、真实、准确地填写记录。
4. 工作程序
4.1. 使用:
4.1.1. 各部门有设计工作表格时,应考虑相关fa规和产品实现过程的要求。
4.1.2. 记录填写必须及时、真实、齐全,字迹工整、清晰、易于识别,并有记录人员的签名。
4.1.3. 记录可用书面文字、磁盘、胶片和照片等方式。
4.2. 收集:
4.2.1. 记录的收集实行“分级负责、逐级收集”的办法,公司各部门分别由其负责人zuzhi指定专人负责,并按规定报送。
4.2.2. 各部门应按不同类别完整地编目,再进行装订或装箱贮存在干燥安全的环境中,便于保管和查阅。
4.3. 标识/贮存:
4.3.1. 统一用文件夹或文件袋分类存放,并在其上书写记录名称、编号及时间间隔,以区别不同类别记录,便于查阅。
4.3.2. 对于保存期超过三个月的记录经综合部同意后,可集中保存于综合部的档案柜内,但需清楚标识所属的部门,记录的名称和年份。
4.3.3. 由综合部依据相关fa规及产品的追溯性编制“记录清单”,规定其保存年限。
4.4. 保护:
4.4.1. 保存期限内应保持记录无丢失、无破损、无失真,每月检查记录保存情况;
4.4.2. 采取防火、防虫、防鼠、防潮、 防丢失、防失密等措施。
4.5. 检索:
4.5.1. 对记录进行有序整理编目,按时间序列/功能序列进行归档存放并记录、标识,有条件者,可记录主题词、编号、类别等内容,实现电脑检索。
4.5.2. 记录的查阅、借阅均需经过记录保存部门主管同意,所有记录未经公司lin导批准,不得提供给外部人员查阅、借阅。
4.6. 处置:
4.6.1. 各部门按照“记录清单”的期限要求进行保存,如需超期保存,应通知综合部记录超期保存时间,到期销毁的记录经部门主管同意后销毁。
4.6.2. 在保存期内,未经总经理批准,任何人不得修改和补充记录内容,如需fu制记录,必须经过部门主管同意。