1 目的
对COC体系记录进行控制和管理，提供产品质量符合规定要求和体系有效运行的证据。
2 范围
适用于COC体系所有相关采购、生产、仓储、销售、运输等记录。
3 职责
3.1 人事行政部负责制定并实施记录控制程序和记录格式打印发放及原件存档，负责定期收集记录并进行归档管理。
3.2 各部门负责与本部门有关记录的收集、贮存、保管等管理工作。
4 程序
4.1 COC体系记录
COC体系记录，应包括从原材料采购→接收→储存→加工→贴标以及审核机构为此而批准的文件和***后销售过程的所有记录，并采用专用表单，所有的COC记录保存期限不得低于五年。
4.1.1 记录的媒介形式主要为表格形式（包括电子记录），也可呈其它形式如：样品、照片、音像制品、磁盘、光盘等形式。所有FSC记录都要求是专用的，即表单上应标注“FSC专用”字样或直接加盖“FSC专用”的***。
4.1.2 COC体系运行中所有的记录应予以保留，其中记录上应包括其立方数（材积）和树种。为保证记录具有***的标识，每一个记录均有***的名称，如有必要可对记录表单进行编号。
4.1.3 公司应保留准确的COC体系运行中标记材料来源的材积，以及用于加工的原料材积和成品数量、成品材积、以及制造过程中的生产记录。包括在生产过程中实际的材积转换率（实际利用率）。
4.1.4 记录应真实、正确、清楚、完整（不得用铅笔记录），并有相关人
员签名和日期，以满足证实需要，具有可追溯性。
4.1.5 记录不得随意涂改。有必要删改的，由记录人签名。
4.1.7 人事行政部根据公司记录受控情况，编写“受控记录一览表”。