1 目的
对食品安全管理体系所要求的记录予以控制。
2 范围
适用于为证明产品符合要求和体系运行的记录。
3 职责
3.1 总经办负责监督、管理各部门的记录。
3.2 各部门资料员负责收集、整理和保管本部门的记录。
3.3 食品安全小组组长负责审批各部门编制的记录格式。
4 工作程序
4.1 各部门资料员负责收集、整理和保存本部门的记录。
4.2 记录的标识编号按本公司《文件控制程序》执行。
4.3 记录的填写
4.3.1 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目或不须填写的项目，应将该项用单杠线划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。
4.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠线划去原数据，在其上方写上更改后的数据，必要时加盖更改***或签名。
4.4 记录的保存和保护
4.4.1 各部门的资料员必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风、干燥的地方，所有的记录应保持清洁、字迹清晰。各部门按规定的期限保存记录。
4.4.2 总经办编制《记录清单》，将本公司所有的与食品安全管理体系运行有关的记录汇总，包括名称、编号、保存期和使用部门等内容，交食品安全小组组长审批，并汇集备案记录的原始样本。各部门使用的记录表格原件到总经办领取。
4.4.3 总经办每年要检查一次各部门记录的使用、管理情况。
4.5 记录的借阅和***
各部门保管的记录应便于检索，需借阅或***者要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、***记录》，由记录管理人登记备案。
4.6 记录的销毁处理
记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时，由相关部门主管填写《文件销毁申请单》交总经办审核，报食品安全小组组长批准，由***人执行销毁。
4.7 记录格式
4.7.1 各部门的记录格式，由各部门负责人***编制，食品安全小组组长审批后，总经办备案。
4.7.2 各相关部门根据工作需要如提出记录格式的更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的制定。