档案盒打印机量化使用成本，通过租赁获得的打印机（或者一体机），除了按约定的单价***打印费和自备纸张外，不承担其他费用，如耗材、维修等。同时，也不为机器的磨损和废弃之后的处置问题而担心。企业将只根据打印量来控制办公费用。为了解决这个问题，档案盒打印机就应运而生了，档案盒打印终端是一款针对档案盒打印专门研发的打印设备，其具备自动化程度高、操作简单、打印速度快、打印效果好、模板创建方便、数据导入便捷等优点。因为在档案盒打印机处于不断工作状态时，只有做好持续的供纸工作，才能确保复印效率，一旦复印纸在复印过程中出现一点异常，比方说档案盒打印机出现了一次进多纸、不进纸或卡纸的话，就会影响到档案盒打印机的持续工作，甚至还会将档案盒打印机内部的进纸装置损坏掉。
档案盒打印机打印过程中切断电源。当打印机在工作状态时，电源若突然被切断，将可能导致线路短路或断路，从而烧坏线路，甚至损坏机器。当遇见特殊情况需切断电源时，可先将打印机转到OFFLINE状态，喷头盖帽后方可关闭电源，后拔下插头。如果发现有纸张卡在档案盒打印机内部时，应该先关闭档案盒打印机电源，再打案盒打印机面盖，将卡住的纸慢慢从档案盒打印机中取出来，而不要强行将卡住的纸张拉扯出来，另外在取出卡纸的时候，请不要将感光鼓划伤。档案盒打印机，使用专用的档案盒墨水，是我公司根据档案盒的材质，研发生产的，打印在档案盒上，不仅字迹清晰，而且没有任何异味，很环保。
此外，选用的复印纸张，必须与档案盒打印机当前使用的墨粉相兼容，如果不兼容的话，可能会影响复印效果。有些厂家免费提供档案盒打印机，免费配送***，耗材市场非常杂乱，以次充好的现象时有发生，若购机者买到劣质或者耗材，导致设备发生故障时，厂家检测发现后是不会继续进行质保的，这种情况下的维修费用得由购机者自行承担。以往的档案盒登记都是手动登记，字迹不清楚不说，如此大的量登记起来，相信也不是容易事，更大的问题是这样登记好的档案盒不易保存。过10几年，变得字迹模糊，查阅起来非常不方便。
