4.3.5 制订现行受控文件清单，可供有关人员随时查阅新的文件修改状 态。 4.3.6 严禁自行随意复印文件，如确需复印按“文件复印管理标准”执行。 4.4 文件的修订、回收、废除和销毁 4.4.1 所有 现场 使 用的文 件均 为现 行本 ， 旧 版本 一律 不得在 工作 现场 出 现。 4.4.2 新的 版本 发 放时 ，旧 的版 本必 须同时 收回 并记 录。除 原 件盖“ 废 止”章留档备查外，涉密文件销毁，其余销毁。由质量部负责收回、销毁并填写“文 件销毁 记录 ” 。 4.4.3 “ 修 订 ” 即 为 文 件 题 目 不 变 ， 内 容 修 改 。 “废除”即为文件题目 变更或文件作废。文件废 除，账本文件销毁， 原文 件号不 得再 用。
4、归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文 件之间的有机联系，区别不同价值，文件销毁厂家，便于保管和利用。具体应做到下 述几点： （1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 （2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定 稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一 起，不得分开；文电应全在一立卷。
4.1.5 依据各标准文件制订相应的记录。 4.1.6 文件的格式：文件应有统一的格式。详见“文件格式管理标准” 。 4.1.7 文件的编号：文件由质量部负责系统编号。详见“文件分类及编号 管理标准” 。 4.1.8 文件的内容要求 4.1.8.1 文件的标题应能清楚地说明文件的性质。 4.1.8.2 文件使用的语言应确切、易懂，可量化的必须量化，道滘镇文件销毁，有可操作性。
4.1.8.3 记录的设计，要便于发现问题，应留有足够的空格。 4.1.9 各种文件归档，档案人员应建立台帐登记，以方便调用。
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