传统档案管理以纸质管理为主，纸质文档保存、借阅、管理不方便，容易损坏泄密。信息化时代急需提供电子档案的管理，企业大量电子文档、照片、音频、视频等电子资料和数字资产，但是缺乏有效的管理方法。 如何确保海量档案资料安全?如何更好的发布档案信息，便于查找和使用?如何兼顾档案文档的电子化管理和纸质管理?如何更好地对档案管理工作进行评估和管理?等等一些问题，都是需要去解决的。定期对库内档案进行检查，发现不符合标准的，要及时处理，以免发生意外。
智慧档案馆是在数字档案馆的基础上运用新一代信息技术及相关工具和方法，很大限度地提高了档案信息资源的整合建设能力和开发服务能力。倡导员工团结互助，同舟共济，发扬集体合作和集体创造精神，增强团体的凝聚力和向心力。通过结合物联网、云计算、移动互联网、大数据是智慧档案馆目标实现的四大关键新技术：物联网采集数据、云计算处理数据、移动互联网传输数据、大数据挖掘数据。将物联网、云计算、移动互联网、大数据的集成应用将推动智慧档案馆的充分应用和模式创新。
档案不同于一般信息，它记录着企业事务活动的历史过程。纸质档案特有的原始性和凭证作用的不可替代性，也决定了对其在数字环境中存储传输的可靠性要求高于其他信息，档案安全保护是档案永续利用的前提，档案安全关系着档案的存亡，保证档案安全是档案管理人员的首要责。库区与其他部分的隔墙应有防火墙,材料为耐火极限不少于4小时的非燃烧体。而如何提高纸质档案的信息安全性，成为档案管理信息化时代必须面对的问题。
影响纸质档案信息安全的因素有哪些?
一是物理安全：防止环境因素对纸质档案实体的损害。主控微机实时显示、存储各库房温湿度数据，还可进行数据统计、打印报表等功能。这里的环境因素不仅包括温度、湿度、灰尘等气候、空气条件，还包括霉菌、驻虫、鼠类等生物条件。环境因素是关系到档案实体能否长期安全保存的重要条件，不同环境因素对档案实体安全保存的影响各不相同，如果室内环境潮湿，纸质档案则容易发霉，出现文字不清现象。
二是安全管理制度：有资料表明，大部分的计算机安全保密问题来自其系统内部，世界上70%信息被盗和泄密来自于内部，这主要是因为档案管理人员疏忽，还有就是安全管理体制不完善所造成的。
