北京钢之杰柜业有限公司一体化档案室环境控制系统的工作过程
档案库房安全保护综合智能管理系统是按照***档案局《档案馆建筑设计规范》、《档案馆温湿度管理暂行规定》、《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案安全保护的管理技术要求设计完成，突出了档案库房档案安全保护的“八防”（即防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫等）要求，实现了档案库房安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。该系统采用模块化设计，系统功能强大，便于升级维护。用户可根据本单位实际功能需求，选择需要的功能模块。在库房内安装不同数量的烟感探测器及温度探测器，在走廊、楼梯出口等关键部位安装手动及声光报警器，当出现警情时，防火报警主机触发声光报警,并通过拔号电话拔号模块拔通相关人员电话，以语音形式报出报警类型。（1.***控制系统2.温湿度消毒净化一体化智能控制系统3.烟雾感应检测系统4.红外防盗报警系统5.视频监控系统
6.智能门禁系统7.综合布线）
一、智能密集架及集成管理系统是由一套管理软件进行控制管理。用以实现档案的条目级管理、档案实物管理、档案库房及智能密集架内温湿度的管理控制。
二、无序存放，有序管理，高度智能化。智能密集架具有主控电脑与密集架的双向通讯功能。智能密集架主控电脑将存/取档信息发送到每列密集架终端，每列相关液晶显示屏清晰显示，并发出提示信号，管理员可根据提示信号择优进行存取工作；2、三重安全保护系统：（1）灯光保护：在两列密集架之间都有***的照明灯光，在架体开启时，灯光自动亮灯，既有照明作用，又有保护作用。在存/取档过程中密集架终端将相关信息发送给主控电脑。智能密集架在存放（还库）时，当档案位置变更时，智能系统会自动记录新的存放位置，使存取简单有序、方便快捷，提高工作效率，达到高度智能化。
钢之杰一体化档案室的智能技术、办公自动化技术的推广完善，档案库房智能化设备所占比例将大幅度提升，档案库房管理将进一步由传统模式向现代化模式转变，使档案存放环境得到安全有效防护。这将有力地促进档案工作与各项事业的结合，提升档案库房管理工作现代化水平，同时也将大力促进档案部门基础设施、管理手段的提升和人员素质的提升。将对档案的利用需求更加广泛，对档案资源的丰富程度、开放程度及安全利用手段的现代化程度有更好的要求。主要包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份***等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理。
为什么要把纸质档案数字化呢？
一、提高经济效益
过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的主要手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。档案库房设备一体化进一步加强，档案库房的面积使用率可以明显提升，避免出现因库房设备种类多、数量多、接口不标准等情况，避免重复建设，提前规划好设备的接口，预留好电源等基础设施建设，需要采用整合好、一体式的设备。
二、提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以***部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为***决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。是直接形成的历史纪录 [1]”，且必须具有文件原始记录性和具有历史再现性。
三、增强档案原件保护
将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。
