导热油的理化指标应定期进行测量和分析，以便掌握油质的变化，分析变化的原因。有机热载体在使用过程中，各项性能指标值超过一定范围，必须更新或再生，否则不能继续使用。定期补充新的导热油可以使系统中的残油保持稳定补充导热油应选用同一厂家生产的同一牌号，不同有机热载体不得混用。在热态运行的系统中，没有脱水的冷介质不能直接加入。加入锅炉的导热油必须预先煮沸以除去水分。
当碰到以下情况之一时，需进行形式检验：
1、新研制的产品投入市场；
2、原材料和生产工艺发生变化时；
3、出厂批次检验或周期检验结果与上次型式检验结果有较大差异时；
4、正常生产时间达4年；
5、停产一年以上，***生产时；
6、***质量监督机构提出型式检验要求时
加入系统后，不改变系统导热油的特性，在无腐蚀条件下完成。能彻底清除各类难溶性油垢、积碳，效率达到90%以上。除焦过程是将系统内的油垢、积碳溶解，药剂和油成为一体，全过程中不存在污垢脱落现象。将高温导热油在线清洗剂按要求加入正在运行的系统中即可。
导热油有一系列的物理性质.如粘度、蒸汽压、沸程、初馏点、闪点、燃点、流点等。导热油的粘度指标直接关系到传热效果，导热油的黏度越小，流动的越快。其传热效率越高。导热油的蒸汽压，闪点，和燃点是关系到导热油是否容易挥发，是否容易着火的因素，如果油品的蒸汽压较小，闪点，燃点和自燃点高，这种油就不易引发火灾。
首先做好全系统的注油、排气工作，应按照操作操作程序进行：先用注油泵将所需全量的导热油输入贮油槽后，再将油输入全系统，并将油注满供热系统，打开冷油置换阀排气后关闭。当油注满全系统进入膨胀槽，油位上升超过溢流口回到贮油槽时，关闭注油泵和进出口油阀。再启动循环泵关闭旁通阀，全系统进入循环运行排气状态。管线内的气体可在分气器分离后从膨胀槽排出，必须进行充分循环，排尽气体。