定期对热载体的残炭、酸值、粘度、闪点、熔点等理化指标进行测定和分析，掌握质量变化情况，分析变化原因。当酸值超过0.5mgkoh/g时，粘度变化达15%，闪点变化达20%，残炭（质量分数）达到1.5%，油的导热系数发生变化。新的热载体定期补充，以保持系统中的残余碳稳定。导热油由于加热系统在使用过程中局部过热，容易发生热裂解反应，产生挥发性和低闪点的低聚物，在低聚物熔体之间发生的不溶性聚合物聚合不仅阻碍了油的流动，降低了相同的传热效率，同时时间会导致管道局部过热变形开裂。
在升温和正常使用过程中，应经常认真检查全系统的渗漏情况，由于多孔保温材料对导热油有吸附现象，所以必须仔细深入逐段检查，应严格杜绝丝毫的渗漏现象，确保安全，切不可大意。在正常供热运行中，导热油一定要保持充足的循环流量，切不可以减少循环流量的方式来调整供热量，而应该适当打开旁路阀和降低炉温来调整供热量。在结束供热或有特殊情况需停炉时，必须使炉温降低后才可关泵停止循环，为了加快降温也可将贮油槽内冷油输入系统置换热油，若遇停电应立即打开冷油置换阀
合成导热油的再生是指将使用到一定程度但尚未包围的合成导热油经过适当的加工处理后，使其达到原产品的指标的过程，再生处理可以有效的对合成导热油进行合理的应用，有效的节约资源，对现在倡导的保护环境有非常大的作用，在合成导热油的再生处理中有许多注意的地方，再生处理的方法一般是采取减压蒸馏，去除高沸物和低沸物，然后精制、脱色、中和酸值取得再生产品，工艺流程为：检验导热油未劣化含量—蒸馏（去除低沸物，高沸物）—精制—脱色—中和酸值—再生产品。合成导热油再生技术有效地解决了废弃导热油再利用，大大减少了工业成本，有效解决了工业污染严重问题。
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导热油使用过程中需要遵守的三条原则
1.定期清洗管道积碳，并按照使用寿命更换导热油，减少能耗。
2.严格控制极限温度，按照产品技术资料规定的下限设定使用温度。
3.保持导热油的干燥，初期除湿运行4-6小时后，不允许再混入水分，以避免氧化缩短使用寿命。