(五)单位撤销或合并时。单位撤销或合并,人心浮动,无人管事,应移交的文件没有按要求移入档案管理部门或并入的单位,应销毁的密级文件、资料没有严格按规定操作,只当一般的过期文件、资料处理,甚或有个别居心不良者,趁乱打“劫”,为图小利,故意将密级文件、资料当废品出售,造成失、泄密。 二、泄密成因 分析文件销毁过程中出现的大量的失、泄密现象,可以看出,造成失、泄密的成因,主要有一下几个方面:
现在文件信息对公司的作用越来越重要,过期的文件要进行及时的销毁,以免泄漏对公司的经营产生严重的危害,因此行政人员要定期对需要销毁的资料进行销毁,并制定销毁工作规范,那么文件销毁的范围和规范有哪些呢?下面就来为大家进行分析。一、定期核对(1)定期核对已记录的信息资料。若发现丢失信息,则应在发放清单和索引目录中查询信息发放对象和信息来源,并以适当的方法***信息。(2)定期检查已经过期的条目,并加以标注,定期销毁过期作废的文档。二、销毁范围(1)已过保存期限、不用继续保存的文件。(2)公司要销毁的文件。(3)会议上回收的保密文件。(4)不需部门存档的保密文件。(5)无保存价值的文件(已处理的传真件、礼品申领表和发放清单)。三、销毁文件类型及注意事项(1)销毁文件分为纸面文件和电子文件两类。(2)为了便于跟踪和备查,对销毁的文件要予以登记,保存销毁文件清单。(3)电子类文件删除后必须清空回收站。
(三)使用密件、密品时应当遵守有关的保密规章制度。使用密件、密品要严格按规定的使用范围办理,不得擅自扩大。阅读密件必须在办公室或阅文室等有保密保障的地方进行,传阅密件应有登记手续,不得由阅件人直接横传给他人,不得擅自留存传阅的密件。传达密件内容时,不得使用无线话筒等无保密保障的设备。必须对听传达的人员规定保密纪律,对是否可以记录、应事先申明。借用密件、密品时,应当持有效***,履行借用手续,用毕后及时归还。
(六)保存密件、密品时应当遵守有关的保密规章制度。严禁个人私自保存密件、密品。保存密件、密品必须选择具备保密条件的场所及设备。应档的密件,要按照档案***定及时立卷归档或移交档案部门保存。(七)销毁密件、密品时应当遵守有关的保密规章制度。销毁密件、密品,必须履行登记手续,经单位的主管批准,严禁私自销毁密件、密品;销毁时应确保密件、密品的内容无法还原。以电磁方式记录***秘密内容的密件、密品,应当彻底销磁,必要时应采取覆盖、粉碎、烧毁或化学腐蚀等方式销毁。销毁密件、密品应有有关人员在场监销,并由监销人员和销毁人员共同签名。禁止将密件、密品作废品出售。销毁大宗密件、密品必须送保密工作部门的单位销毁。