使用的复印纸，同时在将复印纸放置到进纸盒中时，要注意位置的平整性，并且确保纸张不要放得太满，另外进纸盒的导轨应该调到与纸一样宽。以往老式的买卖方式是一旦购买了，档案盒打印机在使用达到一定年限或一定用量时，设备会逐步老化直至报废。从而不得不再次付出人力财力来重新购买，但是现在有了打印机外包租赁的服务方式之后，客户只需关心机器的使用情况及出租方的服务质量。这样为客户的大大降低了成本，提高了办公的效率。正确放置复印纸张，可以有效地消除档案盒打印机卡纸现象。
打印机是由约翰·沃特、戴夫·唐纳德合作发明的。将计算机的运算结果或中间结果以人所能识别的数字、字母、符号和图形等，依照规定的格式印在纸上的设备。打印机正向轻、薄、短、小、低功耗、高速度和智能化方向发展。其基本原理是带电的喷墨雾点经过电极偏转后，直接在纸上形成所需字形。其优点是组成字符和图像的印点比针式点阵打印机小得多。
彩色打印机只能打彩色，不能打黑白的原因如下：1、打印机黑色的墨盒质量事具有一定的问题，需要更换新的墨盒进行测试。2、打印机的黑色喷头出现了损坏，需要联系***进行更换喷头。3、打印机黑色墨盒芯片损坏，更换新的芯片测试。4、打印机主控板故障，联系联系***检测更换。打印机的选择：再选购打印机的时候不可以只想着买贵的，因为设备贵原因有两个，新品、功能多
